Snart får alle innbyggere i Bydel Frogner digital post om for eksempel NAV, barnehage og sykehjemsplass

Det skal bli enklere, raskere og billigere å få hjelp fra Bydel Frogner. Bydelen jobber på spreng med å heldigitalisere tjenester for innbyggere og næringslivet.

— Oslo kommune har bestemt at alt som kan digitaliseres, skal digitaliseres. Blant annet skal  til næringsdrivende og virksomheter brev sendes kun digitalt innen utgangen av 2017, forteller Hassan Bouka, som er leder for dokumentsenteret i Bydel Frogner, og har ansvaret for digitale tjenester.

Og Bydel Frogner er i front på flere områder. Bydelen jobber kontinuerlig med digitale tjenester for alle som bor der.

Bydelen er ansvarlig for mange viktige tjenester. Det inkluderer for eksempel NAV Frogner, barnehager, søknadskontoret for blant annet sykehjemsplasser, tjenester for mennesker med nedsatt funksjonsevne, skolehelsetjenesten, helsestasjon og ungdomstjenesten.

Kommunikasjon om slike tjenester fra bydelen til brukere som foregår via tradisjonell papirpost, skal nå foregå digitalt. De få som ikke kan eller vil bruke digitale postkasser, kan fortsatt få på papir.

Trygg og rask kommunikasjon

— Digital modenhet er en viktig faktor, og det er bra at vi blir flinkere til å ta digitale systemer og verktøy i bruk. Det er raskere, tryggere, billigere for innbyggerne og mer miljøvennlig, forklarer Hassan Bouka.

— Det er flere fordeler enn ulemper med å digitalisere. En viktig faktor er at Oslo får stadig flere innbyggere. Dermed får vi flere brukere som vi leverer tjenester til, og for å nå flest mulig må vi digitalisere. Det tar for lang tid å bruke manuelle systemer, sier han.

Bouka forteller at bydelen bruker et system som lar de trygt sende ut sensitiv offisiell informasjon til brukere. Brukere mottar brevene via de sikre digitale postkassene e-Boks, Digipost, eller innboksen hos Altinn som alle har.

Kan ikke bruke e-post

Du som er innbygger i bydelen velger selv hvilken av postkassene du vil bruke. Du mottar brevene i Altinn uansett, men for enkelte kan det være mer brukervennlig og mindre forvirrende å bruke en av de to andre postboksene.

Vanlig e-post kan ikke brukes til sensitiv informasjon fra bydelen, fordi dette ikke anses som trygg kommunikasjon. Digitale postbokser er for eksempel mye vanskeligere for hackere å få tilgang til.

Heldigitalt arkiv

Det er ikke bare tjenester for beboere som digitaliseres. Et område hvor Bydel Frogner er særlig i front sammenlignet med andre bydeler, og som de er veldig stolte av, er heldigitaliseringen av bydelsarkivet.

Bydelen har mange store arkiver med tusenvis av papirdokumenter. De tar stor plass, er lite miljøvennlige på grunn av utrolige mengder papir, og er svært lite effektive sammenlignet med å ha et digitalt og søkbart felles arkiv.

— Vi har brukt veldig mye papir. Det heldigitale arkivet vi jobber med, er praktisk. Det er et felles arkivsystem hvor vi samler alle dokumenter, heller enn at alle har mengder med mapper på egne PCer. Det er viktig å ha rutiner og systemer som håndterer den enorme mengden dokumenter på riktig måte, og det er noe vi er i ferd med å få til, sier Bouka.

— Arkivet er også et godt eksempel på hvordan digitaliseringen vi gjennomfører gjør det lettere å samarbeide på tvers av avdelinger, og all slik effektivisering er selvfølgelig også bra for tjenestene vi yter til bydelens innbyggere, sier han.

Endelig mobil og laptop

Et annet område hvor bydelen ligger i front, er overgangen til mobil og laptop fra stasjonære telefoner og PCer.

Dette høres kanskje ikke så veldig banebrytende ut, men mens folk på privaten byttet til mobil og laptop for lenge siden, er historien en helt annen i kommunen. Og nå som Bydel Frogner først er i gang med heldigitalisering, er dette et område de har fokusert mye på.

— Frem til i dag har alle ansatte hatt stasjonære PCer. Nå går vi over til bærbare maskiner som de kan ta med seg og jobbe hvor som helst. De kan for eksempel skrive møtereferat rett inn på laptop’en. Vi samarbeider med mange andre og har møter og kolleger forskjellige steder. Nå kommer alle fykende til møter med en bok og sitter og skriver, og så går de og skriver inn på den stasjonære maskinen. Det er unødvendig dobbeltarbeid, sier Bouka.

I tillegg skal alle ansatte altså få utdelt mobiltelefoner, slik at de kan ta telefonen selv om de ikke sitter ved kontorplassen.

Papirløse politikere

Det er heller ikke bare folk flest og bydelsansatte som skal få nyte godt av digitaliseringen.

Lokalpolitikerne som sitter i Bydelsutvalget og komiteer skal også begynne å motta all informasjon om politiske møter papirfritt. Her går det i dag med mye papir på store rapporter og andre dokumenter.

I tillegg blir det digital kommunikasjon med næringslivet i bydelen, slik som butikker, restauranter og utesteder som bruker kommunal grunn. Og det blir digital kommunikasjon med andre bydeler, kommunale virksomheter og etater, og byrådsavdelingene.

Modernisering av mennesker

— Er det vanskelig å digitalisere bydelen?

— Både ja, og nei. Det er alltid noen utfordringer med nye ting, både teknisk og praktisk med digitale systemer. Men slik jeg ser det er de største utfordringene knyttet til menneskene, sier Bouka.

— Dette handler om en endring i arbeidskultur, og det er en krevende prosess. Folk flest er jo skeptiske til nye ting. Man tror at det man er vant til fra før er bedre enn nye ting. Digitalisering er noe som utvikler seg hele tiden. Selv om et nytt system er på plass nå, kommer nye systemer, og det skjer hele tiden. Det tar ikke nødvendigvis et år eller to.

— Det er snakk om en organisasjonsendring, en kulturendring i dagens offentlige sektor og næringsliv. Vi må være villige til å endre både tankemåten og måten vi jobber på, sier digitaliseringssjefen.